泉州市林业局关于进一步规范公文处理工作的通知

 

局机关各科站、直属各单位：

为进一步规范机关公文处理工作，提高公文质量和效率，根据公文处理规范和相关要求，现就进一步规范公文处理有关事项通知如下：

一、正确草拟公文

（一）正确选用文种。各单位发文的格式体例要符合《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》及其他公文处理相关规定。机关公文的种类主要有：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。在文种选用中要重点注意以下事项：

1.一个事项一般只发一次正式通知，如会议通知已正式发过文的，若要补充通知，一般不再正式行文。

2.请示与报告属于上行文，只能向有隶属关系的上级行文，由单位主要领导签发，并同时报送电子文档。请示与报告不能混用，报告主要是向上级机关汇报工作、汇报情况，不能夹带请示事项。请示要符合“一文一请示事项”的规定，一般不得越级请示，不能多头请示，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，用抄送形式，但不得抄送发文单位下级机关。请示件要有联系人和联系电话，在日期之后用括号标明。

3.只对请示进行批复，对其他文种不能批复；同时，遵循“一请示一批复”的原则，对不同单位的同类请示事项，一般不能用同一个文件批复。另外，一般只对同意事项进行批复；如果对请示事项不同意，一般口头告知即可。

4.函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。是公文，不属于文件，要注意版头即红头不能出现“文件”二字。便函是公文，但不属于文种，使用上更简便些，类似于信函。一般事项，不需存档备查的，可以使用便函；但对比较重要的事项，最好使用正式公文，用“函”比较规范，也便于存档查询。

（二）正确选用发文字号

1.凡比较重要的政策性和规范性文件，统一编“泉林”文号。

2.上行文（请示、报告等）和综合性文件，原则上编“泉林综”文号。

3.属于本部门业务的，编“泉林×〔××××〕×号”。

4.发往部门之间的平行文，统一编“泉林函”。

（三）正确起草公文

1.公文标题要简洁，发文单位、事由、文种三要素要齐全。转发文件可归纳原文标题，原发文单位多个（3个以上）的可列出第一个单位后用“等”字替代。

2.公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

3.公文中的结构层次序数有特定的规范要求，层次应按如下顺序：“一、”“（一）”“1.”“（1）”。

4.引用有关公文和文件，应“先引标题，后引发文字号”，不能颠倒，也不能只引发文字号或只引标题。

5.标题中除法规、规章名称外，一般不用标点符号。发文字号中的年份要用六角号〔〕。冒头段中，“为了（根据）…经研究…”之间，不能用句号隔开。不是书名、文件名不要用书名号。

6.简称使用要规范，如泉州市发展和改革委员会，应简称“市发展改革委”而不能用“市发改委”。

7.附件不用标点，标题已明确是转发、报送的，被转发、报送的文件不需再标明附件。文中标明“具体情况（内容）见附件”可简化为“详见附件”。

8.除函外，主送只能送直接隶属关系的上下级单位；除主送外，可抄送与事由有关的其他单位。

9.联合发文应符合“同级别”原则，单位与单位下属的社团不可联合行文。

10.公文要准确定密，密级文件要在保密计算机上起草、保密打印机打印，并由办公室按机要渠道传输。文件要注明解密时间。

11.成文时间以领导人签发的日期为准：联合下文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。

12.规范性文件必须注明有效期，最长不超过5年。

二、加强公文审核

（一）把好发文审核关。发文审核包括科站长核稿、分管领导审（会）稿、办公室审修、局领导签发。科站长和分管领导要对发文稿认真审核，对发文内容、政策依据等进行严格把关，不把问题公文流出本单位、本部门。办公室要严格审修，对存在格式体例错误、文种不对、条理不清、错别字较多、篇幅过长等问题的公文，应退回拟稿单位重新草拟，并将定期通报错情。涉及其他科站职权范围的事项，主办科站要与相关科站充分协商并取得一致意见，会稿签字同意后再对外行文。具体承办人员要认真做好校对工作，文责自负；公文分发前必须仔细检查，防止出现漏页、错页或空白页问题。

（二）严格控制公文篇幅。做到开门见山，言简意赅，一般公文特别是请示性公文字数原则上控制在1500字以内，特别的公文一般不超过3000字。

（三）严把对外材料质量关。各科站对外提供的材料要认真把好质量关，文字精炼、表达准确、依法依规。向上级汇报的材料，分管领导要亲自把关，经主要领导审定后再对外。

三、提高办文效率

（一）精减公文数量。对一般事务性工作，能用电话、便函、红头纸加盖印章等解决问题的，就不用正式文件；能合并一个文件下发的尽可能合并下发；没有实质性内容的公文不发。

（二）提高公文运转效率。减少公文周转时间，各科站接到承办科站送来会稿的公文，原则上在1-2个工作日完成会签，紧急公文立即会签。局办公室原则在1-2个工作日内完成审修，对紧急公文急事急办。其他单位送我局会稿文件，由承办科站提出修改意见后送局领导审签并反馈，特急件应当天反馈，急件应在1-2天内反馈，一般件应在5天内反馈。公文拟稿人要做好跟踪、催办工作。

四、规范公文报送

（一）严格遵守机关公文行文规则

1.除特殊情况（发生特殊重大紧急情况，如逐级上报，可能会延误时机，造成重大损失时；经多次请示直接上级，长期未得到解决的重大问题；上级领导或领导机关交办，并指定越级直接上报的事项；对直接上级机关或领导进行检举、控告；询问只有直接上级机关的上级机关才能答复的某些重要问题或事项，且这些问题和事项与直接上级机关没有任何联系的）外，一般不得越级请示或报告。对下级机关请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。对不符合要求的公文，收文机关有权退回，并定期通报错情。公文一律由办公室签收，按程序办理，除领导个人直接交办的事项和确需直接报送的敏感绝密事项、重大突发事件以及部分涉外事项外，不得直接报送领导个人。且一般不得多头分送；确需分送的，应在首页注明分送情况。报市委的公文如需市政府知悉，主送单位写“市委、市政府”；报市政府的公文如需市委了解，主送单位写“市政府并报市委”。要求市委、市政府领导出席公务活动的公文，要按照隶属关系，分别主送市委办公室、市政府办公室。

2.部门内设机构除办公室外不得对外正式行文（市森林公安局、市国有林场管理处可对系统内行文）。未经市政府批准，部门及各种领导小组不能直接向各级政府发布指令性公文；如果经过市政府授权，应在公文中注明“经市政府同意”。

（二）落实公文承接责任制。涉及其他科站或多个科站的，由局领导指定的承办科站负责牵头协调或召集相关职能科站共同办理。意见不一致时，承办科站应主动召集相关科站协商，对确实难以协调一致的问题，由承办科站向分管局领导请示，并由分管局领导出面协调，意见仍不一致时，报告局长或局长办公会审定。

（三）执行公文限时办结制度。有关业务部门接到批办公文，应抓紧办理，按要求及时反馈，并贯彻急事急办、特事特办的原则，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的，应在2日内退回办公室。

（四）及时做好文件归档、报备和公开工作。对一般公文，承办科站要及时做好电子公文存档、纸质公文归档工作。规范性文件必须送林政法规科审核把关，按有关规定和程序要求报送同级法制办备案；同时，做好向同级档案馆送交已公开现行文件工作。

五、加强公文保密管理与信息公开

（一）加强公文保密管理。认真贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》，起草公文凡涉及国家秘密事项，应当根据国家秘密及其密级的具体范围的规定确定密级，标注国家秘密标志，其中机密级以上公文还应当标明份数序号；汇编、复印秘密文件资料要按有关规定报批，并视同原件管理；办公室必须指定专人做好密级文件管理工作，做好秘密文件的收发、传递、保管、清退、归档、销毁工作。

（二）加强政府信息公开。按照《政府信息公开条例》的要求，准确确定公文的公开属性，及时公开政府信息。原则上，没有涉及需要保密信息的公文都应主动公开。针对特定当事人的信息可依申请公开。转发上级机关公文，未经上级机关同意不得擅自将其上网公开。

六、加强对机关公文处理工作的领导

各单位要把公文处理工作摆在政务工作的重要位置，切实加强领导和检查，提高公文质量和效率。各级领导干部以身作则，带头改进文风，主要领导对重要文稿要参与起草、亲自把关。各单位要把公文写作处理作为机关干部职工的一项基本技能，加强学习、培训，不断提高行政机关公文处理水平。

 

 

                      泉州市林业局

                        2015年1月20日